Systém zákaznických karet, slev a čárových či číselných kódů a evidence zákazníků.
Výběr zákazníka z databáze odběratelů, kdy chceme mít možnost evidovat množství zboží zakoupené jednotlivými zákazníky (sestavovat žebříček ve skladu) a zároveň jim poskytovat případné slevy na jednotlivé druhy zboží se provádí v Restauraci či Kase klinutím na ikonku hlavy člověka (vlevo vedle kolonky sleva). Pokud není používána myš, pak lze tuto funkci zavolat stiskem klávesy F1 (stejně tak jako se klávesou F12 ukončuje doklad a F9 provádí výběr zboží). Po kliknutí na zákazníka lze vložit kód odběratele přímo z klávesnice a potvrdit enter nebo čtečkou čárového kódu (pokud používáte zákaznické karty). Pokud má kód maximálně 4 znaky, pak se vyhledává evidenční číslo zákazníka. V případě delších kódů musí být příslušný čárový kód načten také v databázi odběratelů u odběratele v kolonce "Účet". Když se zákazník v databázi vyskytuje, pak se obrázek hlavy vysvítí červeně a evidenční číslo a jméno zákazníka se objeví v pravé části nadpisu obrazovky "Kasa". V opačném případě se zobrazí nabídka zaevidování nového zákazníka.
Přihlášením zákazníka se v dokladech automaticky promítnou slevy podle dealerských kategorií, které má zákazník nastaveny v kolonce dealer (jakýkoliv text či číslo např. DEA). U příslušného výrobku je třeba nastavit v "Dealerské slevy", že DEA znamená např 20% slevu z původní ceny. Od tohoto okamžiku, kdykoliv si někdo s kategorií DEA zakoupí uvedený výrobek, tak dostane automaticky slevu 20%. Pokud tuto funkci nebudete využívat, pak ponecháte dealerské kategorie u odběratelů i výrobků prázdné.
Zákaznická konta je funkce, kterou lze dobře využívat nejen v restauraci či herně, ale všude, kde je dána možnost, aby zákazník nakupoval na dluh. Po vybrání zákazníka kliknutím na ikonku "hlava zákazníka" v reastauraci či pokladně se zobrazí obrazovka zákaznických kont. Pokud není zaškrtnut žádný spínač, tak slouží pouze k výběru zákazníka podle pořadového čísla, čárového kódu (vloženého do kolonky číslo zákazníka) nebo podle jména ze seznamu.
Další možností, jak zadávat zákazníky, kteří mají třeba věrnostní kartičku s čárovým kódem, je přímo na kolonce "Kód zboží" v pokladně stisk klávesy s vlnovkou (pod klávesou Esc na klávesnici) a vložení znaku ";" a poté načtení zákazníka čtečkou kódu EAN. Tím se zákazník přihlásí i bez nutnosti opouštět obrazovku kasy. Při načtení kódu, který není zaveden se rovnou nabídne založení zákazníka a do příslušné kolonky se předvyplní jeho kód.
Po zaškrtnutí spínače "Útratu převádět na konto bez úhrady hotovosti" se obrazovka "rozbalí" a objeví se další spínače a seznam neuhrazených položek, které může mít zákazník na kontě.
Spínačem "Povolené maximum konta zákazníka" nastavíme, zda bude zákazník v útratě na dluh omezen a v případě zaškrtnutí doplníme do kolonky vpravo částku. Pokud není částka vyplněna (nastaví se nula), pak se systém chová tak, jako by žádné omezení neexistovalo.
Po potvrzení nastavení "OK /Zpět" nebo přechodu na jiného zákazníka se v systému uloží pro konkrétního zákazníka nastavení a při jeho příštím výběru se s ním již podle toho pracuje. Tedy pokud je zaškrtnuto, že má být útrata převáděna na konto bez úhrady hotovosti, pak po výběru zákazníka a kliknutí na Uhradit v Kase či Restauraci systém zobrazí dotaz, zda opravdu převést na konto a pokud se ptvrdí Enter, pak je útrata převedena na konto zákazníka. V uzávěrkách pokladny se zobrazují úhrady na konto zákazníka jako úhrady provedené prostřednictvím bankovní karty (tedy zboží se odečte, zisk se vypočte, ale hotovost na pokladně ani zůstatek se nezvýší - tyto platby lze též vyfiltrovat). Uhrazení konta (viz. níže) se do uzávěrky promítá jako vložení hotovosti a doklad párovaný s dokladem vložení hotovosti se vytváří v systému úhrad kont a je kdykoliv k dispozici jak pro náhled, tak pro tisk či vyhledání podle zákazníka (opět viz. níže).
V obrazovce zákaznické konto (po kliknutí na ikonu s obličejem v pokladně či restauraci) lze tlačítkem vlevo dole (pokud je zaškrtnuta úhrada na konto) tisknout funkcí "Tisk výpisu" výpis neuhrazených položek z konta příslušného zákazníka. Pokud zaškrtneme spínač vlevo vedle tohoto tlačítka, pak se tiskne stručný výpis, kde je pouze datum, údaje o zákazníkovi a celková částka (normální výpis obsahuje i údaj, kdy byla platba na dluh provedena a kdo byl jako obsluha u kasy a samozřejmě i o co se jednalo a příslušnou částku).
Pokud se používá systém například v režimu na baru či u automatů, pak je výhodné dávat půjčky na hru (či na "poslední" sklenku) zákazníkům způsobem "vložit text" (text je možné předepsat jako "Půjčka na hru" nebo "půjčka hostovi" a přepsat cifru u textu a mít u příslušného zákazníka zvoleny platby na konto. Po stisknutí uhraď se částka půjčky (např. 500 Kč) převede jako půjčka na konto zákazníka (je však třeba, aby obsluha pokladny vzápětí vložila v módu zůstatek "Výběr z pokladny" ve stejné výši). Všechny ostatní operace se do zůstatku promítají automaticky (včetně úhrady zákaznického konta, kdy se automaticky zvyšuje hotovost na kase a vytvářejí se příslušné doklady).
Po kliknutí na ikonku kalendáře v obrazovce "Zákaznické konto" se zobrazí podobná obrazovka "Přehled úhrad konta zákazníka". Zde lze vybráním zákazníka a konkrétního roku zobrazit všechny úhrady, které již byly provedeny, případně vytisknout přehled úhrad i se součtem částek nebo kteroukoliv položku zobrazit v případě sporů k podrobnému náhledu, zjistit se kterým pokladním dokladem se váže, případně ji vytisknout. Rok je přednastaven jako aktuální rok, ale lze jej samozřejmě měnit. Náhled položky lze zvolit kliknutím na položku a tlačítkem "Náhled položky" nebo dvojklikem myší na položku v seznamu.
Pokud chceme zobrazit seznam všech úhrad za období, pak je třeba zaškrtnout spínač vpravo vedle kódu zákazníka (tím se zruší výběr konkrétního zákazníka a objeví se seznam všech položek za zvolené období - rok).
Kliknutím na tlačítko "Úhrada" v dolní části obrazovky "Zákaznické konto" se vstupuje do obrazovky "Úhrada zákaznického konta", kde se v horní části zobrazuje přehled neuhrazených položek konkrétního zákazníka. Kliknutím na tlačítko v dolní části této obrazovky "Vybrat vše" se všechny tyto položky z horní tabulky vyberou a převedou do dolní tabulky k úhradě. Pokud má zákazník málo peněz, pak je možné vybrat pouze některé položky nebo pouze určité množství od každé položky a za to zaplatit příslušnou částku, která se zobrazuje v pravé dolní části obrazovky. Zboží se z horní tabulky vybírá dvoklikem myší a vkládá se množství (nebo potvrzuje maximální množství zboží Enter). Pokud vracíme ze zboží k úhradě některé položky zpět, (že tedy nyní uhrazeny nebudou) pak stačí dvojklik myší na položku v dolní tabulce (žluté) a tato položka se automaticky vrátí do horní tabulky (šedé). Jde o rutinní operaci, kterou je zapotřebí pouze několikrát vyzkoušet. Pokud má zákazník peníze na většinu úhrady, pak je lepší zvolit "Vybrat vše" a teprve potom některé poloiížky dvojklikem myší na položku ve spodní tabulce vrátit (tyto položky uhrazeny nebudou).
Když položky i cifra souhlasí s tím, kolik chce zákazník uhradit, je třeba kliknout na tlačítko "Uhradit" a provede se úhrada připraveného seznamu a tisk kontrolního dokladu (zároveň se doklad zkopíruje do uzávěrky, odkud jej nelze odstranit).
Kliknutím na "Přehled úhrad" v dolní části obrazovky přecházíme na uzávěrku a vyhledávání úhrad zákaznických kont (obdobně jako kliknutím na ikonku kalendáře o obrazovku výše). Výpis lze tisknout obdobně jako v obrazovce "Zákaznická konta" pro konkrétního zákazníka.
Systém zákaznických kont výrazně rozšiřuje možnosti pokladního systému a vychází vstříc též hotelům a dalším podnikům, kde mají prověření zákazníci svá konta a hradí útratu až v určitém termínu.
Věrnostní systém obsahuje jak metodu slev podle částky, kterou zákazník již v prodejně celkově utratil (hladiny slev např.: nad 10.000,- Kč útraty je 5 % sleva, na 50.000,- Kč je 10%...), tak systém bodování jednotlivých karet zboží (karta může mít bodovou hodnotu rovnou prodejní ceně, rabatu nebo přímo nastavenou ve skladu na kartě) a načítání bodů na konto zákazníkovi dle nákupu s tím, že může body kdykoliv utratit (odečtou se mu z ceny zboží podle nastaveného pevného kurzu - nejčastěji 0,05 Kč za 1 bod... což je nepřímo 5% sleva, ale nutí zákazníka nakupovat více, aby pak spokojeně mohl uhradit jednu celou útratu z bodů). Dále systém obsahuje násobení bodů podle dne v týdnu a času (lze definovat, že např. v úterý budou body za nakoupené zboží násobeny dvěma, v neděli 3x... lze to samozřejmě i časově ohraničit neomezeným počtem podmínek, kdy např. od 10 do 11 hodin budou body násobeny 4x.. tedy nepřímá 20% sleva při kurzu 0,05 Kč za 1 bod a nastavení bodové hodnoty karet rovné prodejní ceně). Navíc lze v módu slevy nastavit systém stabilních slev podle dne a času, kdy například ve středu od 12 do 13 hodin bude k jakékoliv základní slevě přičtena sleva 10%. Systém podporuje práci s čárovým kódem, zákazník nemusí být veden v "Odběratelích", postačí, když má věrnostní kartičku a útrata se mu vždy ukládá "na kartu". Pro obchodníka vzniká též možnost průběžné kontroly, kolik kdo ze zákazníků u něho již utratil a podle toho k nim přistupovat více individuálně. Zákazníky pak učí nakupovat v jedné prodejně či v prodejnách s jednotným systémem slevových karet.
Kliknutím na ikonku hlavy zákazníka (vlevo vedle kolonky sleva nebo stiskem F1) v obrazovce pokladny, spustíme obrazovku "Zákaznické konto", kde jsou obvykle vybíráni a přihlašováni zákazníci buď výběrem ze seznamu nebo podle čtyřmístných zákaznických čísel či libovolně dlouhých kódů včetně EAN13 čtených čtečkou čárového kódu. Po změně nastavení ve věrnostním systému (zaškrtnutí údaje "Povolit zákazníka kartou") je možné evidovat zákazníky i bez toho, aby muselo být evidováno jméno, adresa atd.. Pak je možné, aby libovolný majitel věrnostní kartičky nejen od konkrétního prodejce, ale třeba od zákaznického klubu, pouze kartičku předložil a automaticky se mu založilo věrnostní konto a zároveň byl přihlášen bez toho, aby obsluha musela cokoliv vyplňovat. Lze samozřejmě nastavit upozornění na nového zákazníka, vyplňování všech údajů včetně telefonu a adresy, ale pro efektivní práci úplně postačí autorizovaná kartička s čárovým kódem, po jejímž načtení se zákazníkovi již na konto "sypou" body nebo získává nárok na slevy podle celkové útraty. Zákazníka lze přihlásit jak vyplněním pořadového čísla, zákaznického kódu, výběrem ze seznamu nebo přímo v obrazovce "Kasa" vložit do kolonky kód zboží znak ";" klávesou (na klávesnici pod ESC) a pak čtečkou vložit EAN zákazníka (případně stisk F1 a čtečka.. lze si vybrat optimální způsob používání systému ).
Kliknutím na modře podsvícené tlačítko "Body/Slevy" v pravém horním rohu obrazovky "Zákaznické konto" (volané F1 z obrazovky Kasy) vstoupíme do obrazovky "Věrnostní systém - nastavení". (Tlačítko "Body/Slevy" je podsvícené a přístupné pouze pokud je přihlášen Správce systému).
Klíčové nastavení věrnostního systému je, zda bude používán "Bodový věrnostní systém" (kdy se při každém nákupu přičítají body na konto zákazníka a okamžitě či později z nich může uhradit cenu zboží) nebo "Kumulovaný nákup" (na zboží bude poskytována sleva podle toho, kolik již zákazník v prodejně utratil). Tyto spínače jsou v horní části obrazovky "Věrnostní systém - nastavení" a podle toho, který je zaškrtnut, se řídí způsob práce celého systému. Při volbě "Bodový věrnostní systém" se sice eviduje celková útrata zákazníka a lze ji kdykoliv zobrazit, ale neposkytují se slevy podle částky, kterou utratil (sleva by pak byla poskytnuta dvakrát), naopak při volbě "Kumulovaný nákup" se nepřičítají při nákupu žádné body na věrnostní konto, ale lze utratit body, které již na kontech jsou (v rámci věrnostního systému lze různé dny metody kombinovat). Sleva, která může být poskytnuta v konkrétním dnu v týdnu a v konkrétní hodinu navíc (nastavuje se v "Kumulovaném nákupu" kliknutím na ikonku hodin v pravé horní části obrazovky), je aktivní bez ohledu na zvolené spínače, pokud je nastavena (má za úkol zákazníky motivovat v době, kdy je prodejna prázdná).
Do žlutě vysvíceného pole "Kód zákazníka" je možné vložit čtečkou kód nebo ručně pořadové číslo zákazníka a potvrdit Enter. V ostatních kolonkách se zobrazí související údaje, jako je jméno zákazníka (pokud je podle jména evidován), útrata, počet bodů, poznámky a datum, kdy provedl poslední nákup. Zákazníka je možné též vybrat ze seznamu zákazníků evidovaných podle jmen. Pokud chceme u již založeného zákazníka doplnit údaje (jméno, adresu atd..), klikneme na tlačítko "Založit do adres" a objeví se nám obrazovka "Odběratelé a dodavatelé", kde je již do kolonky "Kód" předvyplněn kód zákazníka a my již pouze vyplníme jméno, telefon a další potřebné údaje. V praxi však tyto údaje většinou není nutné vyplňovat (podstatný je pouze kód, body a útrata, případně jméno v poznámkách).
Kliknutím na "Upravit údaje" pod kolonkami zákazníka se všechny koloky vysvítí žlutě, což znamená, že lze údaje měnit. Pokud měl zákazník dlouhou prodlevu, je možné mu snížit nebo naopak zvýšit počet bodů nebo útratu. Stejně tak lze jakýkoliv údaj změnit či opravit, případně doplnit poznámky. Údaje se uloží kliknutím na podsvícené "Uložit údaje". Pokud chceme založit více zákazníků, můžeme to provést kliknutím na "Nový", vyplněním kódu čtečkou, "Uložit" a znovu.
Rozhodující pro práci s věrnostními kartičkami je zaškrtnout spínač "Povolit založit zákazníka kartou bez vyplnění ostatních údajů" (vpravo nahoře, vedle spínače je červená šipka). Po této volbě již systém pracuje rychle a efektivně eviduje neomezený počet karet bez jakýchkoliv dotazů.
Pokud nás zajímá zákazník, který přišel poprvé (například s klubovou kartou, kterou má již odjinud), pak zaškrtneme spínač "Upozornit na nového zákazníka".
Informace o přihlášeném zákazníkovi, výši jeho konta nebo útraty a posledním datu nákupu se vždy zobrazují v záhlaví obrazovky "Kasa" či "Restaurace". Pokud tyto údaje zobrazovat nechceme, pak lze zaškrtnout spínač "Bez infor. na obr." v pravé horní části obrazovky "Věrnostní systém - nastavení".
V případě, že používáme "Bodový věrnostní systém", pak je pro nás nejdůležitější nastavení kurzu bodu (předdefinováno 0,05 Kč za bod - pokud karty bodujeme prodejní cenou, pak jde o slevu 5 %). Kurz lze nastavit libovolný i absolutní (1bod je 1 Kč) a na každé kartě definovat body zvlášť (provádí se kliknutím na tlačítko "V" v levé části obrazovky skladových karet ve skladu, kde lze přímo jednotlivě nadefinovat bodování konkrétní karty).
Nejčastější metodou je však zaškrtnout spínač "Vyplňovat body do karet automaticky" v pravé horní části obrazovky obrazovky "Věrnostní systém - nastavení". Pak lze zaškrtnout, zda vyplňovat vždy body v hodnotě "Prodejní ceny" nebo "Rabatu". Při zvoloení těchto spínačů se u všech nově zakládaných karet automaticky vyplní bodová hodnota karty podle ceny nebo rabatu. Ale u karet, které byly založeny dříve než byl spínač zaškrtnut, je hodnota karty v bodech nulová. Kliknutím na tlačítko "Doplnit" pod výše uvedenými spínači se do všech karet všech existujících skladů dopočtou a doplní věrnostní body podle nastavené volby. Volbu lze samozřejmě později i změnit a body znovu přepočítat.
U bodového systému lze nastavit násobení podů podle dne v týdnu (levá dolní část obrazovky - Dnešní bodování / Pondělí až Neděle) nebo úplně přesně podle dne v týdnu hodiny od.. do.. kliknutím na ikonku hodin v levé dolní části obrazovky věrnostního systému.
Tlačítkem "Vyčistit data" lze po dvou dotazech smazat všechna konta evidovaná v systému, tlačítkem nulové body se na všech kontech vynulují body a začíná se znovu (obdobně lze tlačítkem "Nul částka" při volbě "Kumulovaný nákup" vymazat výši útraty ze všech kont). Tyto funkce jsou přístupné pouze Správci systému a jsou chráněny dvěma dotazy, nemůže tedy dojít k mimovolnému vymazání dat ani při nepozornosti.
Při přepnutí na "Kumulovaný nákup" definujeme v pravé dolní části obrazovky věrnostních kont hladiny útraty, od kterých budou poskytovány slevy. Kliknutím na "Nový záznam" se kolonky "Útrata" (od které je sleva poskytnuta) a "Sleva" vysvítí žlutě a lze je vyplnit. Údaje se uloží tlačítkem "Uložit". Dvojklikem myší na položku ji lze upraavit a opět uložit nebo pravým tlačítkem myši či klávesou DEL smazat.
Kliknutím na ikonku hodin v pravé horní části obrazovky lze nastavit den v týdnu a přesný čas od.. do.. , kdy bude na všechno zboží poskytována navíc sleva (např 5 % v neděli od 8:00 do 11:00). Tedy zákazník, který má nárok na 10% slevu bude mít v neděli ráno 15% a zákazník, který nárok nemá, bude mít pouze 5%. Počet hladin slev ani počet podmínek časového ohraničení není omezen.
Čísla poboček pro práci v síti, kdy program nepracuje na serveru, ale data se přenáší mezi různými pobočkami paprskovitě přes síť nebo disketou jsou shodná jako ve skladu pro obdobný přenos. Doporučujeme tedy čísla poboček definovat ve skladu (pokud jsou používána) a systém si je promítne i do věrnostních kont. Naopak to samozřejmě funguje také.
Při využívání módu "Kumulovaný nákup" se při odebírání zboží jak v Kase tak v Restauraci automaticky nastavují slevy i změněné ceny zboží již při vkládání do dokladu podle zvoleného zákazníka a jeho současného konta.
V módu "Bodový věrnostní systém" lze kdykoliv utratit body (včetně bodů ze současného nákupu) kliknutím na tlačítko "V" (vlevo dole v obrazovce Kasa i Restaurace - vedle kolonky "Zbývá vrátit"). Pokud je v dokladu, který má být uhrazen, zboží a pokud je přihlášen zákazník (přihlášený zákazník je zobrazen na horní liště programu), pak se po kliknutí na tlačítko "V" objeví informace o současném počtu bodů i odpovídající částky dle kurzu, kterou má zákazník na věrnostním kontě k dispozici. Pokud klikneme "Ano" a body chceme utratit, pak se zobrazí částka, která bude odečtena z ceny zboží v dokladu i věrnostního konta zákazníka. Částku lze měnit dle přání zákazníka, ale nesmí být vyšší než bodové možnosti konta. V prodejce se pak objeví kolonka "Úhrada z bodů věrnostního konta" se zápornou částkou, která každého zákazníka potěší.
Pokud není navoleno automatické přičítání bodů do věrnostního systému a nastaví se kurz 1 bod = 1 Kč, pak lze systém využívat jako elektronickou peněženku, kdy si zákazníci vloží na věrnostní konto hotovost a pak ji používají k úhradě až do vyčerpání kreditu.
Multi level systém je součástí věrnostního systému a umožňuje zákazníkům, kteří doporučí dalšího zákazníka, převádět automaticky na konto nastavenou část z útraty či bodů nově získaného zákazníka. Jde pouze o přímo získané zákazníky - tedy přenos pouze o jednu úroveň. Multi level systém lze nastavit a zapnout v obrazovce "Věrnostní systém - nastavení" tlačítkem "Multi level" v pravé horní části obrazovky. Kliknutím na modrou ikonku hlavy zákazníka se zobrazí přehled zákazníků i s provázanými převody. Lze je editovat, nastavit nové nebo zrušit provázanost zákazníků. Při zapnutém systému "Multi level" se při přihlašování zákazníka "Kase" či v "Restauraci" objeví červený puntík v levé části obrazovky "Zákaznického konta". Po kliknutí volá přímo obrazovku "Multi level" i bez vstupu do věrnostního systému a bez oprávnění supervizora. Kliknutím na červenou ikonku hlavy zákazníka lze přímo vstoupit do obrazovky přehledu zákazníků a doplnění údajů (adresy, atd...) V obrazovce "zákaznické konto" může obsluha nahlédnout na přehled zákazníků, jejich bodů i útraty též kliknutím na popisku "Zákazník" vpravo vedle ikonky červené hlavy zákazníka.
Věrnostní systém je kombinací nejosvědčenějších používaných systémů, podporuje metodu věrnostních klubů (sdružení více firem, jejichž zákazníci mají jednu společnou řadu kartiček s kódem EAN) a nemá v plné verzi žádná omezení z hlediska množství zákazníků ani ostatních možností.
Zpět