Po kliknutí na tlačítko Ubytování - Lůžka se zobrazí základní obrazovka Ubytování - Kalendář. Optimální nastavení rozlišení obrazovky pro provoz je 800 x 600. V tomto nastavení je systém náhledu na kalendář i další obrazovky zobrazen přes celou obrazovku, což velmi zjednodušuje rutinní práci obsluhy. Systém pracuje samozřejmě i ve větších rozlišeních.
V obrazovce Ubytování - Kalendář se automaticky nastaví v horní části aktuální datum a zobrazí se aktuální týden od soboty do pátku. Datum v horní části lze napsat libovolné a kalendář se nastaví na odpovídající týden a načte příslušná data. Tlačítkem OK se aktualizuje kalendář např. po změně datumu nebo jiných změnách. Po dnech a týdnech se lze pohybovat též tlačítky "Minulý" a "Další" nebo přímo kurzorem v rámci kalendáře, kdy se šipkou doprava posunujeme po dnech a týdnech dopředu a šipkou doleva zpět. Pokud je zadáno více pokojů než má kalendář viditelných řádků v tabulkách, pak lze kursorem nebo myší směrem dolů kalendář rozvinout a zobrazit další pokoje a kliknutím myši na pokoj v dolní části (při pohybu kursorem šipka dolů automaticky) se všechny tabulky přenastaví tak, že jsou zobrazeny synchronně a pokoje jsou vždy v jedné řádce. Tím je umožněna velmi snadná orientace, který pokoj je obsazen či rezervován, protože červené řádky (obsazené pokoje) nebo modré (rezervované) jsou vždy graficky přehledné a jasně vyznačují časové ohraničení, kdy je konkrétní pokoj volný a kdy ne, jediným pohledem lze zjistit vytíženost a možnosti dalšího ubytování a velmi snadno lze rezervovat či ubytovat nového hosta kliknutím myši na příslušný pokoj a den v kalendáři (který je žlutě zobrazen, což znamená, že je volný) a stisknutím pravého tlačítka myši, kde lze vybrat "Rezervace" nebo "Nástup". Dvojklikem na již obsazený pokoj se zobrazí podrobné informace o ubytovaném i o cenách a info zda zaplatil apod.. Pokud je ubytovaných na pokoji ve vybraném dni více, pak se po dvojkliku na pokoj v tabulce kalendáře zobrazí nabídka s výběrem ubytovaných osob (včetně informace o nástupu a počtu lůžek), ze které lze vybrat požadovanou položku k náhledu a kontrole.
Aby bylo zobrazení v kalendáři korektní a práce byla efektivní, je nutné jako první zadat parametry konkrétního ubytovacího zařízení tlačítkem "Pokoje / lůžka". Zde se zadávají jednotlivé pokoje kódem skládajícím se ze tří znaků (je na uživateli, zda čísla nebo kombinace s písmeny) a počtem lůžek na pokoji (max 99). Kliknutím na "Nový" se vybarví okénka v horní části obrazovky žlutě, což znamená, že do nich lze doplnit potřebné údaje. Počet lůžek musí být vždy korektní celé číslo. Údaje se uloží kliknutím na "OK / Zpět". Pokud chceme název pokoje či počet lůžek upravovat, pak klikneme myší na konkrétní pokoj v seznamu a pak na "Upravit". Políčka se zažlutí a údaje v nich vypsané můžeme změnit a pak opět uložit "OK / Zpět". Upravit lze též tak, že provedeme dvojklik na položce v tabulce a další postup obdobně jako předtím. Kliknutím na "Smazat" lze vybraný a zobrazený pokoj nevratně odstranit ze seznamu.
V pravé části obrazovky "Pokoje / lůžka" jsou ceny za pokoj či lůžko, které jsou vztaženy buď k pokoji nebo k lůžku - budou používány buď jedny nebo druhé podle nastavení v obrazovce "Rezervace / Nástup". Je třeba zvolit pokoj v levé části obrazovky (nemusí být aktivován k úpravě jen by měl být zobrazen v horní části obrazovky v bílém poli - stačí kliknout jednou myší na seznam pokojů). Pak je třeba vyplnit ceny a kliknout na tlačítko "Uložit" v pravé části obrazovky. Po upozornění "Nové ceny byly uloženy" jsou tyto ceny spjaty s vybraným pokojem a při výběru pokoje v obrazovvce "Rezervace / Nástup" se ceny automaticky naberou do políček a přepočítají se počtem dnů či lůžek. Pro zrychlení práce (pokud jsou ceny pokojů či lůžek podobné nebo totožné) lze zobrazené ceny tlačítkem "Do pam." uložit do externí paměti a pak u jiného pokoje načíst všeychny 4 ceny najednou tlačítkem "Načíst" a pak dát "Uložit".
U názvů pokojů by měl být používán vždy stejný počet znaků (tedy ne 1, ale 01 až 99 např.), protože pokoje se řadí do tabulek v Kalendáři podle názvů pro přehlednost. V horní části obrazovky Kalendáře je též spínač "Zvýraznit jako volné, pokud je k dispozici alespoň jedno volné lůžko", který je doporučeno používat pro přehlednost nezaškrtnutý. Po jeho zaškrtnutí se odbarví (zobrazí jako žluté - volné) všechny pokoje, které nejsou plně vytíženy (ať rezervace nebo obsazené) a obsluha pak vidí, kam lze ještě někoho ubytovat. Částečně obsazené pokoje lze poznat podle barevných značek pravo vedle tabulek, které ukazují určenými barvami (modré - rezervace, červené - obsazené), že pokoj již není zcela volný. Zároveň lze z tabulky vyčíst v pořadí zleva: Číslo pokoje, počet Volných lůžek, počet Rezervovaných lůžek a počet Obsazených lůžek. Po dvojkliku na vybarvené políčko v tabulce se zobrazí detaily.
"Nástupy" - tlačítko, které spouští obrazovku "Nástupy hostů". Pokud do této obrazovky vstoupíme přes uvedené tlačítko, pak je v klidové stavu a lze vybírat hosty, ohraničovat období, přepínat mezi Nástupy, Rezervacemi a Ukončenými pobyty apod. Do obrazovky "Nástupy hostů" se lze dostat též kliknutím myší na libovolné políčko v kalendáři (hlavní obrazovce ubytování) a stiskem pravé klávesy myši, kdy lze vybrat možnost "Rezervace" nebo "Nástup" a po provedení výběru se vstoupí do obrazovky /Rezervace" nebo "Nástupy", kde je již nastaveno vkládání nového hosta (červeně podsvíceno tlačítko "Nový host") a kurzor je nastaven do kolonky "Příjmení a jméno hosta" k vyplnění. Do této obrazovky lze skočit z "Kalendáře" též dvojklikem na libovolnou obsazenou (červeně nebo modře vybarvenou) kolonku, kdy se zobrazí přímo host ubytovaný nebo rezervovaný na daném pokoji v daný den.
V obrazovce "Nástupy hostů" se pracuje následujícím způsobem. Kliknutím na "Nový host" přepneme obrazovku do módu vkládání hosta. Tlačítko "Nový host" se po dobu vkládání podsvítí červeně. U hosta vyplníme příjmení a jméno a další údaje ze kterých je pro uložení nezbytné číslo občanského průkazu. Poté můžeme uložit hosta do samostatné databáze stálých hostů (což není nutné) a po uložení do databáze lze k hostovi doplnit ještě poznámky a další údaje.
Pokud má host jednoho nebo více spolubydlících, pak klikneme po vyplnění všech údajů na tlačítko "Spolubydlící" v horní části obrazovky a vidíme, že tlačítko "Nový host" zůstalo podsvíceno, kolonky se vyprázdnily a kurzor se vrátil zpět do kolonky "Příjmení a jméno". Zároveň se v tmavé tabulce uprostřed obrazovky "Přehled ubytovaných osob na pokoji" objevil pod pořadovým číslem 1 hlavní host, na kterého bude vystaven účet. Po vyplnění údajů o spolubydlícím lze znovu klinkout na tlačítko "Spolubydlící" a zadat dalšího a znovu kliknout (po každém stisku tohoto tlačítka se předchozí spolubydlící vloží do šedé tabulky přehledu osob na pokoji vztažených ke konkrétnímu hostu). Po zadání posledního spolubydlícího neukončujeme stiskem "Spolubydlící", ale vyplníme zbytek údajů.
Nástupní den bývá dosazen aktuální nebo pokud startujeme z Kalendáře z konkrétní kolonky, tak je zde den, který jsme určili v Kalendáři. Nyní můžeme přímo vypsat datum ukončení pobytu (tedy dopoledne, kdy host odjíždí) nebo vyplnit počet dnů, jak dlouho bude ubytován. Vždy se automaticky dopočte druhý údaj - buď datum nebo počet dnů.
Systém vždy sám nabízí pokoj, kde je alespoň jedno lůžko volné. Při vstupu do obrazovky přes tlačítko "Nový" to bývá první pokoj v seznamu, pokud není zcela obsazen. Pokud je vkládání prováděno voláním z tabulky kalendáře, pak je nastaveno i číslo příslušného pokoje, ze kterého políčka tabulky byla funkce volána. Číslo pokoje lze buď přepsat nebo tlačítkem "Vybrat pokoj" vybrat jiný pokoj ze seznamu. Po výběru pokoje se vždy barevně zobrazuje počet dosud volných i obsazených lůžek na konkrétním pokoji.
Spínač vlevo vedle tlačítka "Vybrat pokoj" určuje, zda je kontrolováno, který pokoj je již obsazen a zda se v případě pokusu ubytovat hosta do již obsazeného pokoje zobrazí varování a konkrétní informace o počtu volných lůžek.
V dolní části obrazovky vlevo je třeba vyplnit počet lůžek a zkontrolovat ceny, které se automaticky načtou z předvolených cifer v evidenci pokojů a přepočtou v kolonkách po výběru pokoje a nastavení počtu dnů a lůžek. Pro výpočet a načítání cen za pokoj či lůžka je určující, zda je zaškrtnut spínač "Cena podle lůžka" (zaškrtnut při prvním startu vždy) nebo "Podle pokoje". Příslušné ceny se pak načítají do kolonek z nastavených cen v rámci obrazovky "Kalendář" a tlačítka "Pokoje/lůžka".
Dokud neuložíme hosta stiskem tlačítka "OK/Vložit" v levém dolním rohu obrazovky, všechny údaje jsou v tabulkách, ale dosud nejsou v databázi a v systému programu se nijak nepromítají. Pokud neukončíme práci v obrazovce uložením položky, musíme ji později vložit znovu. Po uložení se promítne do šedé tabulky i poslední vkládaný spolubydlící (mohli jsme do šedé tabulky spolubydlícího vložit již předtím kliknutím na tlačítko "Na pokoj" nad šedou tabulkou) a objeví se info "Nový údaj byl uložen do databáze". Jakmile je host uložen, červené podsvícení pod tlačítkem "Nový host" zhasne.
Hosty či spolubydlící z šedé tabulky lze zobrazovat do kolonek k podrobnému náhledu kliknutím myší či pohybem šipkami po položkách tabulky a jednotlivé záznamy lze mazat tlačítkem "Smaž spolub." nad tabulkou - lze z tabulky smazat spolubydlícího nikoliv platícího hosta. Úpravy lze provádět při zobrazení do kolonek přepsáním nebo dopsáním údajů a kliknutím "Na pokoj" na šedou tabulkou ubytovaných na pokoji.
Pokud má být zaplacena Záloha, pak je třeba vyplnit částku zálohy do kolonky "Záloha" a všechny částky se přepočtou. Po zaplacení nebo kdykoliv později je vhodné zaškrtnout spínač "Záloha zpl." nebo "pobyt zaplacen" po úhradě pobytu a znovu kliknout na "OK/Vložit" v levém dolním rohu obrazovky. Tím se při jakémkoliv pozdějším zobrazení jasně ukáže, že příslušný host zaplatil a pobyt je možné v klidu ukončit a nechat hosta odejít.
V kolonkách částek jsou políčka Cena za den (cena za ubytování), příplatek za den (vzdušné, teplo apod.), Ostatní (jakýkoliv nadstandart, který je stálý a nezávislý na poču dnů a lidí na pokoji - v případě zaškrtnutí spínače vlevo vedle "Ostatní" se tato cifra při vkládání nového hosta načte automaticky do tohoto políčka).
Pokladní doklad lze tisknout a uložit kliknutím na tlačítko "pokladní doklad" v dolní části obrazovky, kdy se objeví předvyplněný pokladní doklad s celkovou cifrou za ubytování, kterou lze samozřejmě změnit, vystavený na platícího hosta a obsahující datum nástupu, číslo pokoje, počet lůžek a dnů. Do pokladní knihy lze vstoupit sousedním tlačítkem. Zobrazuje zlůstatky, lze tisknout i uzávěrky, vyhledávat a vše se samozřejmě promítá též do účetnictví.
Kliknutím na ikonku kalendáře se lze dostat k náhledu na denní plán - tedy kdo dnes končí a kdo nastupuje (označeno, kdo ukončil a nastoupil a kdo ještě zbývá) a to samé zítra s možností pohybu po dnech jako v kalendáři (popis níže).
Vlevo vedle trvale červeně podsvíceného tlačítka "Ukončit pobyt" (u ubytovaných) nebo "Nástup pobytu" u rezervací je obrázek složky s papíry ve vzhledu tlačítka. Po kliknutí se pouze u stálých hostů, kteří jsou evidováni v samostatné databázi, objeví výpis z konta stálého zákazníka, tedy info, zda má host něco neuhrazeného (např. z baru nebo restaurace) na kontě a tak ještě před ukončením pobytu tyto věci vyřídit a vytisknout daňový doklad v rámci práce se zákaznickým kontem, které se zavolá po stisku tlačítka.
Pokud vkládáme nového hosta a tlačítko "Nový host" je podsvícené, pak lze tlačítkem "Hosté" v horní části obrazovky vybrat stálého hosta z databáze a vložit jej do kolonek přímým výběrem bez vyplňování. Pokud tlačítko "Poznámky" není podsvíceno, pak u hosta či spolubydlícího žádné poznámky evidovány nejsou.
V pravém horním rohu jsou přepínače, kterými se určuje, jaké databáze budou v obrazovce použity. Pokud jsou zvoleny "Nástupy - pobyt", pak je obrazovka obsvícena červeně. Pokud "Rezervace" - spínač na druhém místě, pak je obrazovka obsvícena modře. V případě "Ukončených pobytů" je obrazovka celá šedivá. Tím se lze kdykoliv jednoduše zorientovat, s čím vlastně v konkrétním okamžiku pracujeme a omezit chyby (které jdou naštěstí bez problému najít a opravit).
Ve všech módech se s obrazovkou pracuje zcela obdobným způsobem. Barevný vzhled obrazovek je dán podle toho, zda jsou zvoleny "Nástupy" či "Rezervace" a tím je také určeno, zda trvale červeně podsvícené tlačítko zhruba upropstřed obrazovky má funkci a nápis "Nástup pobytu" nebo "Ukončit pobyt".
V tabulce v pravé části obrazovky jsou vypsány všichni hosté, kteří mají v uvedeném období nad tabulkou rezervovány pokoje nebo jsou ubytováni či byli ubytováni v uvedeném období a již ukončili pobyt. Ukončené pobyty jsou vždy časově ohhraničeny a při hledání konkrétného hosta (např. rok zpět) je třeba nastavit konkrétní datum nad tabulkou tak, aby vyhovoval a pak se host spolu s jinými v tabulce objeví (časový rozsah datumu může být i více než několik let,, ale pak je databáze veliká a vyhledávání např. tlačítkem "Hledat" nad tabulkou trvá déle.. řádově sekundy).
Kliknutím na konkrétní položku v tabulce nebo pohybem šipkami po položkách se zobrazují podrobné údaje o hostovi, cenách a další věci v kolonkách v levé části obrazovky (při potřebě nahlédnout na spolubydlícího je třeba kliknout i na šedou tabulku s výpisem osob a zobrazí se vybraný spolubydlící). Položky lze kdykoliv upravit tak, že se změní údaje v kolonkách a pak stiskne tlačítko OK/Vložit v pravém dolním rohu obrazovky. Na dotaz "Upravit a přespat existující záznam" odpovíme "Ano" a objeví se hlášení "Původní údaj byl upraven a uložen".
V módu "Nástupy-pobyt" a "Rezervace" (vybraném v pravém horním rohu obrazovky) se vždy v tabulce hostů v pravé části obrazovky objeví kompletní výpis ubytovaných hostů a kompletní výpis rezervací. Kolonky pro zadání datumu nad tabulkou nejsou zobrazeny a je zde pouze spínač "Výpis časově omezen datumem při zaškrtnutí spínače". Po jeho zaškrtnutí zůstane spínač zobrazen bez popisky a vedle něho se objeví kolonky pro časové ohraničení, které položky se mají v tabulce zobbrazit. Pokud je host ubytován alespoň jeden den v časovém rozmezí určeném kolonkami, pak se v tabulce zobrazí i kdyby nastoupil třeba o čtrnáct dní před termínem začátku časového ohraničení.
Pobyty se z "Rezervace" převádějí mezi ubytované kliknutím na červeně podsvícené tlačítko "Nástup pobytu" (zhruba uprostřed obrazovky). Stejně tak se z "Ubytovaných" převádějí do "Ukončených" tím samým tlačítkem, které však má v módu zobrazení ubytovaných hostů popisek "Ukončit pobyt".
V případě, že byl pobyt ukončen omylem lze vrátit hosta z ukončených (při zaškrtnutí "Ukončené pobyty" v pravém horním rohu obrazovky) výběrem hosta v tabulce vpravo a kliknutím na tlačítko "Zpět do aktivních" v pravé horní části obrazovky. Obdobně lze vracet z ubytovaných do rezervací (při zaškrtnutí "Náástupy - pobyt" v pravém horním rohu obrazovky) konkrétního ubytovaného hosta výběrem v pravé tabulce a kliknutím na "Vrátit do rezervace", kdy se položka přesune z ubytovaných mezi rezervované pobyty.
Pokud v pravé tabulce provádíme hledání podle jakékoliv slabiky či údaje nebo části jména apod., pak při nalezení více položek se v tabulce zobrazí pouze tyto položky a tabulka se vysvítí žlutě. Pro zobrazení kompletního náhledu na všechny položky je třeba kliknout na tlačítko "Přehled" nad tabulkou, které je po dobu hledacího módu podsvíceno červeně a po kliknutí se do tabulky opět načte celý seznam "Ubytovaných" nebo "Rezervací" a tabulka se vybarví opět bíle.
V hlavní obrazovce ubytování - Kalendáři je v horní části vedle tlačítka OK též tlačítko "Kasa". Tím lze v případě potřeby rychle přecházet z módu ubytování do módu pokladny (pokud je počítač umístěn na recepci, kde si hosté kupují např. čas na tenisových kurtech nebo jiné věci). V módu kasa lze platit hotově nebo kartou (samozřejmě včetně tisku paragonů, možnosti práce se čtečkou i podporou zákaznického displeje), případně lze stálým hostům převádět platby na konto a úhradu provádět až při ukončení pobytu.
Denní plán - tlačítko v hlavní obrazovce ubytování, které volá obrazovku "Denní plán - Ukončení / Nástupy pobytu". V horní části obazovky je nastaven aktuální datum, který lze samozřejmě měnit a tím se denní plán "připarkuje" na libovolné dva po sobě jdoucí dny - lze tak provádět i kontroly zpětně, kdo se kdy ubytoval a kdo kdy ukončil pobyt.
Datum je vždy po vstupu do obrazovky nastaveno podle dne, který je nastaven v počítači a pohyb po dnech je možný též tlačítky "Minulý" / "Další" den stejně jako v Kalendáři (hlavní obrazovce ubytování).
Levá část obrazovky (bílé tabulky) ukazují dnešní den a v pravé části obrazovky (žluté tabulky) jsou údaje, co je v plánu zítra. S oběma se pracuje stejným způsobem, proto bude podrobně vysvětlena pouze levá část obrazvky.
Nad tabulkami je zkarta dne v týdnu a datum (např. Ne - neděle a 22.07.). První tabulka s červeným nadpisem "Ukončení pobytu" obsahuje výpis všech hostů, kteří mají dnes ukončit pobyt. V tabulce je zobrazeno číslo pokoje, počet lůžek, jméno hosta a v posledním políčku je prázdno "--", pokud host dosud pobyt neukončil nebo je tam písmeno " K " pokud již host pokoj opustil a je možné tam provést úklid, výměnu povlečení apod. Dvojklikem myší nebo enter na položce lze zobrazit konkrétního hosta (pokud je denní plán spuštěn z hlavní obrazovky ubytování) a případně ukončit jeho pobyt nebo provést jiné operace nebo pouze nahlédnout na určité údaje. Po návratu (pokud je to nutné a byly u hosta provedeny změny - např ukončen pobyt) se znovu načtou aktuální data do tabulek stiskem tlačítka "Refresh" v horní části obrazovky.
Obdobným způsobem pracuje i druhá tabulka, nad kterou je nápis "Nástup pobytu". Zde je jediný rozdíl v tom, že již ubytovaní mají v poslední kolonce uvedeno "N" (jako nastoupil) zatímco ostatní mají "--". Dvojklikem na položku lze opět zobrazit podrobné údaje a aktualizovat a načíst nejčerstvější data lze stiskem "Refresh".
Při hledání tlačítkem "Hledat" podle libovolné slabiky, údaje či části názvu se v případě nalezení více položek v tabulce tato tabulka začervení a obsahuje pouze výpis položek vyhovujících zadání, v nichž lze vyhledávat dále i podle jiných parametrů nebo dvojklikem na položku nahlédnout na konkrétní data, případně stiskem "Refresh" načíst do tabulek kompletní obsah a vrátit původní barvy.
"Kniha hostů" v dolní části hlavní obrazovky ubytování v Kalendáři je tlačítko, kterým se spouští obrazovka knihy hostů. V pravé horní části se nastavuje časové ohraničení od data do data. Po spuštění je vždy nastaveno aktuální datum, tedy kniha hostů se zobrazuje a tiskne za dnešní den (lze samozřejmě změnit tlačítky "Den zpět" a "Den vpřed" na libovolný jiný den nebo vypsat do kolonek datumu jiné dny či více dnů, za které chceme zobrazit údaje vytisknout příslušné sestavy a knihu ubytovaných).
Kliknutím na koloku s hostem v libovolné tabulce se v horní části zobrazí podrobné informace. S poznámkami lze pracovat pouze u stálých hostů, kteří byli vložení do interních databází v rámci "Nástupů" či "Rezervací" a kteří mají přístup i k zákaznickým kontům.
V tabulkách lze hledat obdobným způsobem jako bylo uvedeno výše a kompletní seznam hostů podle data lze opět načíst tlačítkem "Vše" u jednotlivých tabulek.
Tlačítka v záhlaví tabulek "Pkj", "Lž","Host","Končí"... atd. po kliknutí přetřídí seznam v tabulkách podle kritéria, které je uvedeno na stisknutém tlačítku v záhlaví tabulky (obdobně pracuje většina ostatních obrazovek - tlačítka v záhlkaví slouží k abecednímu řazení podle zvoleného kritéria - pokud to v konkrétní tabulce má smysl).
Tabulky i tištěné výpisy "Kniha hostů" i "Seznam aktuálně ubytovaných hostů v obbdobí" obsahují všechny ubytované osoby včetně spolubydlících a dalších osob, které třeba v pokladní knize platících zákazníků nefigurují, ale ve výpisech ubytovaných i v databázích jsou vždy uvedeni.
"Pokladna" v hlavní obrazovce ubytování volá pokladní knihu. Zde lze vkládat nové doklady, případně je opravovat, tisknout pokladní knihu za den či libovolné období, sledovat zůstatky a pracovat s doklady vydanými i v rámci "Nástupů hostů", které se pak promítají do účetnictví.
